Como organizar uma feira presencial de bebidas mesmo durante a pandemia

Embora a pandemia ainda esteja no nosso dia a
dia mesmo com números cada vez menores de casos e à sombra do avanço da
variante Delta do coronavírus, promotores de feiras e eventos já começaram a se
organizar para retomar os encontros dentro de protocolos rígidos de controle.

Recentemente, duas grandes feiras confirmaram a realização de eventos presenciais ainda neste ano em São Paulo: a ProWine, voltada ao mercado de vinhos, e a BCB-Bar Convent, dedicada às bebidas destiladas. Ambas chegaram a ser anunciadas em 2020, quando ainda não se sabia exatamente quanto tempo durariam as restrições, e acabaram adiadas e confirmadas para 2021 após o início da campanha de imunização.

Enquanto a BCB ainda elabora os protocolos de
segurança para receber os convidados nos dias 26 e 27 de outubro, a ProWine já
tem toda a organização estruturada para apresentar as novidades do mundo dos
vinhos para cerca de quatro mil visitantes entre 5 e 7 do mesmo mês.

Durante os três dias da feira, serão expostas 350 marcas de vinhos e destilados vindos de 15 países, a um custo até 25% maior do orçado inicialmente, por conta dos novos protocolos adotados. Segundo Rico Azeredo, diretor da ProWine São Paulo, o evento será menos lucrativo no curto prazo, mas vai compensar no futuro.

Nesta entrevista ao Bom Gourmet Negócios, Azeredo explica quais são os protocolos adotados para esta feira e que servem de orientação para outros eventos semelhantes nesta fase de retomada da economia. Analisar o público-alvo, o produto oferecido e o controle de visitantes são três dos pontos a serem observados com atenção ao organizar encontros presenciais nestes tempos ainda pandêmicos.

Veja os principais trechos da conversa, que foi condensada para melhor entendimento do leitor:

Rico Azeredo: São protocolos que foram planejados com base nas determinações do governo do estado de São Paulo e de associações internacionais para a produção de eventos presenciais, então teremos as áreas de circulação dos participantes mais largas, para permitir um maior distanciamento social; controle de entrada com aferição de temperatura para acessar o pavilhão; um aplicativo que permite que a pessoa use o QR Code para entrar na feira e evitar o contato para pegar credencial, mas também com impressão na hora para quem precisar. Em suma, para reduzir o maior contato possível nesse processo de entrada. Já dentro da feira, a gente segue com a obrigatoriedade do uso da máscara durante todo o evento mesmo sendo de degustação de vinhos. As pessoas só vão poder tirar para degustar e colocar de volta, teremos cuspideiras individuais para reduzir o risco de contágio, e as taças serão higienizadas pela própria organização, com toda uma logística para recolhê-las e retorná-las para a feira. Aguardamos, ainda, a questão do protocolo oficial do governo do estado sobre a obrigatoriedade ou não da testagem dos participantes do evento. Caso seja necessário, vamos cumprir.

Temos uma análise muito criteriosa da faixa
etária média dos participantes da feira, em que 60% estão entre os 40 e 60
anos, e 30% entre 30 e 40 anos. Então, levando em consideração essa população
acima dos 40 anos, grande parte deles já vai estar vacinada com as duas doses
das vacinas até a data da feira, mesmo os que tomaram os imunizantes da Pfizer
e da AstraZeneca, que possuem um intervalo maior entre uma dose e outra.

Não, a feira já tem por si só um controle de idade, onde menor de 18 anos não pode entrar por ser um evento de bebidas alcoólicas. Então temos esse controle estatístico dos visitantes. Uma outra questão é que temos um controle de capacidade do evento, de mil pessoas simultâneas circulando e monitoramento de entrada e saída para evitar que se extrapole esse número. É 20% a menos do que teria normalmente, mas há de se levar em consideração que é uma feira profissional, não é aberta ao público em geral. E a gente faz uma triagem das inscrições recebidas para garantir que o público é realmente do setor, com cada uma delas analisada para ver se a pessoa realmente trabalha neste segmento e se encaixa no perfil do evento. Se não, a inscrição é bloqueada. Assim, restringindo a quantidade de participantes, a gente consegue garantir o distanciamento de acordo com a capacidade do pavilhão, mas não chega a interferir na qualidade da visitação.

É preciso lembrar, e batemos muito nessa tecla, que a ProWine é uma feira profissional para se fazer negócios, diferente de outros eventos de degustação de vinhos. O expositor serve uma dose muito pequena para a pessoa apenas degustar, não fica enchendo a taça. É muito difícil chegar no final e ver participantes embriagados. Mas, o que temos preparado nesta questão: vamos ter um staff maior nas áreas de circulação da feira para orientar as pessoas a manterem o distanciamento; temos uma cartilha elaborada para os expositores também orientarem os participantes a isso, mas sem forçar ou ser invasivo, e incentivá-las a degustarem de uma maneira mais segura. Também vamos orientar os visitantes antes de chegarem na feira, enviando notas que explicam como deve se o comportamento no evento. Também incentivamos aos expositores para que montem seus estandes com um maior distanciamento entre os visitantes, com um balcão mais largo, mesas e cadeiras com barreiras de acrílico, mas isso fica mais a critério deles.

Os custos aumentaram em torno de 20% a 25% com os sistemas de controle e de tecnologia [para monitorar o acesso dos participantes] mais robustos, a questão da limpeza mais frequente, do efetivo de seguranças e monitores nos corredores, e da diminuição do espaço de exposição para cumprir o distanciamento (o que diminui a área vendável). A feira fica mais onerosa por um lado, mas, ao mesmo tempo, conseguimos oferecer ao setor uma oportunidade de se reencontrar e manter a indústria funcionando. Os negócios que a feira gera, o conhecimento que é desenvolvido ali, traz muito impacto [à cadeia], e isso faz toda a diferença. Mesmo sendo realizada agora menos lucrativa, [a feira] vale a pena no longo prazo. Voltar ao encontro presencial compensa muito mais do que o online. Essa questão do online, inclusive, é uma coisa que se discute há muitos anos, de que vai substituir as feiras físicas. Só que isso nunca pegou, mesmo com a pandemia que fez acelerar isso. O contato humano faz toda a diferença, é insubstituível. Nenhuma feira digital teve mais sucesso que um evento físico, sempre falta alguma coisa. E mesmo agora com a retomada, o volume de feiras digitais vêm diminuindo cada vez mais não porque as pessoas simplesmente estão voltando às ruas, mas porque elas estão cansadas do digital, de ficar na frente do computador. A atenção não é a mesma, porque ela acaba fazendo outra coisa enquanto assiste a uma palestra, e mesmo o passeio por estandes virtuais não é a mesma coisa, tendo que clicar de um em um para conhecer e interagir de maneira mais efetiva. E mesmo feiras de alimentos e bebidas, como a nossa, essa parte importante de degustar se perde, porque precisa enviar garrafas inteiras de amostras a um determinado grupo de pessoas, o que acaba diminuindo o alcance e o custo fica muito mais alto – além de não permitir uma interação com o comprador.

Desde o ano passado estamos realizando feiras em outros países. O primeiro evento que a Messe Düsseldorf organizou depois do início da pandemia foi em setembro do ano passado na Alemanha, uma feira voltada ao consumidor final de motor-homes, trailers e atividades correlatas. Ela foi organizada com rastreabilidade e não teve nenhum contágio. E na China também temos organizado feiras desde o ano passado, como a ProWine Shangai em novembro, com recorde de público comparado aos anos anteriores e rastreabilidade dos participantes através do WeChat (aplicativo usado por quase toda a população com funções como um “passaporte verde” de circulação e informações sobre contágio, testagem e vacinação). Esta feira foi restrita a visitantes do país, sem a presença de participantes do exterior. O Brasil mesmo participou da feira com dez empresas, mas com representantes locais. Essas feiras seguiram esses protocolos de corredores mais largos, apresentação de teste negativo de Covid antes de entrar, comprovante de imunização, etc. E esses protocolos mudam o tempo todo, são atualizados frequentemente. Para as outras feiras presenciais previstas para a Alemanha ainda neste ano, será necessário apresentar o passaporte de vacinação europeu com as duas doses ou apresentar um teste negativo de PCR. Para visitantes internacionais, será preciso apresentar o comprovante de imunização completa e mais a quarentena obrigatória, que varia de um país para o outro.